Selbst über die Zeit bestimmen

Der Begriff „Zeitmanagement“ ist grundlegend falsch. Denn in Wirklichkeit können wir die Zeit gar nicht managen, sie läuft vielmehr kontinuierlich und unaufhaltsam ab.

Was wir tun können, ist die zu Verfügung stehende Zeit mit sinnvollen Tätigkeiten zu füllen. Nicht „Time is Money“, sondern „Time is Life“. Sinnvoll ist zum einen ein Gleichgewicht von Beruf, Familie, Gesundheit und der Frage nach dem Lebenssinn. Da alle vier Bereiche wichtig sind und in ihrer Wechselwirkung ein zufriedenes Leben ausmachen, müssen wir uns in unserem Lebensmanagement („life leadership“) täglich um jeden dieser Bereiche aktiv kümmern. Zum anderen darf es nicht nur um die Effizienz einer Tätigkeit gehen, sondern um die Effektivität des eigenen Handelns. Effizient ist nur, wer die Dinge richtig tut. Schließlich sollte eine Balance zwischen Anstrengung (Beschleunigung bzw. „High-Speed“) und Entspannung (Entschleunigung bzw. „High-Joy“) angestrebt werden.

Nachfolgend lesen Sie von den Professoren Seiwert, Peseschkian, Knoblauch und Drucker als den Meinungsführern zur Thematik die wichtigsten Tipps zum Zeit- und Lebensmanagement.

Schritt 1: Lebensvisionen definieren

Die klare Vorstellung darüber, wie der Privatbereich und Beruf ablaufen sollen, ist die Basis für ein sinnerfülltes Leben. Mit grundlegenden Fragen nach den eigenen Fähigkeiten und den eigenen Bedürfnissen müssen die Lebensziele definiert werden: Was ist mir wirklich wichtig? Was will ich im Leben erreichen? Worauf möchte ich am Lebensende stolz sein? Ein schriftlich fixiertes Leit- und Wertebild motiviert, weckt Lebensenergien und gibt dem Leben die gewünschte Richtung. Wichtig ist die Selbstverpflichtung, das eigene Handeln konsequent nach diesen Lebenszielen auszurichten.

Schritt 2: „Lebenshüte“ festlegen

Prof. Seiwert beschreibt als „Lebenshüte“ die Schlüsselrollen, die jeder Mensch individuell im Privat- und Berufsleben ausfüllt. Typische „Lebenshüte“ sind zum Beispiel: Ehemann, Vater, Büroleiter, Vereinsvorsitzender etc. Die Lebenskunst besteht darin, die richtigen „Lebenshüte“ zu finden und sich auf maximal sieben „Lebenshüte“ zu beschränken. Zu viele „Lebenshüte“ verursachen ein gehetztes Leben und Unzufriedenheit. Weniger ist mehr. Die „Lebenshüte“ sollten schriftlich hinterlegt werden.

Schritt 3: Strategische Schlüsselaufgaben zuweisen

Nachfolgend geht es darum, die „Lebenshüte“ mit der Erledigung von Schlüsselaufgaben inhaltlich umzusetzen. Um effektiv zu sein, ist es wichtig, wenige, aber wichtige Aufgaben zu priorisieren. Nach Prof. Seiwert helfen dabei drei Kernfragen: Was kann ich am besten? Was macht mir am meisten Spaß? Womit kann für meine Lebensvision große Wirkung erzielen? Zielführend sind drei bis vier Schlüsselaufgaben,  die mit den Lebensvisionen und den „Lebenshüten“ abgeglichen werden. Das Konzentrieren auf strategische Ziele ist entscheidend.

Schritt 4: Jahresziele formulieren

Anschließend wird die Zukunftsvorstellung mit Hilfe von 1-Jahres- und 5-Jahreszielen definiert. Hilfreich sind zwei Formeln: Zum einen das Modell der Lebensbalance nach Seiwert und Peseschkian mit ausgewogener Berücksichtigung der Bereiche „Körper“, „Leistung“, „Kontakte“ und „Lebenssinn“, zum anderen der Abgleich der Jahresziele mit der SMART-Formel. Letztere bewertet die Ziele anhand der Kriterien „spezifisch“, „messbar“, „aktionsorientiert“, „realistisch“ und „terminierbar“.  

Schritt 5: Wochenplan erstellen

Ein Planungsintervall, das  Flexibilität gestattet, ist der Zeitraum einer Woche. Am ausklingenden Wochenende oder gleich zu Wochenbeginn sollten anstehende Aufgaben nach dem Prioritätenprinzip von General Eisenhower in vier Prioritätskategorien eingeteilt werden mit der Unterscheidung von „Wichtigkeit“ (der Akteur ist selbstbestimmt) und „Dringlichkeit“ (der Akteur wird fremdbestimmt): A-Aufgaben umfassen akute Pro­bleme und müssen sofort gelöst werden (dringlich und wichtig). B-Aufgaben betreffen die eigene Strategie und sollten mit Vorzug angegangen werden (wichtig, aber nicht dringlich). C-Aufgaben sind unwichtige, zeitfressende Aufgaben, die sich gut delegieren lassen (dringend, aber nicht wichtig). D-Aufgaben können in den Papierkorb befördert werden (weder wichtig, noch dringend). Wichtig­keit muss immer vor Dringlichkeit rangieren.

Schritt 6: Den Tag effizient planen

Der Tag stellt eine rhythmische Planungseinheit dar. Sinnvoll sind zwei Planungszeitpunkte für jeweils 5 bis 10 Minuten: Zum ersten der Vorabend zur Planung des folgendes Tages, zum zweiten der Morgen zur nochmaligen Aufgabenfokussierung. In der Tagesplanung müssen einige Prinzipien berücksichtigt werden: Nur 50 bis 60% der Tageszeit dürfen verplant werden, der Rest gilt als Puffer für ungeplante Aktionen. Ähnliche Tätigkeiten sollten zusammengelegt werden (z.B. ein Block von Telefonaten etc.). Am Ende eines Tages wird Bilanz in der Aufgabenbewältigung gezogen, ein Abgleich mit der Wochenplanung vorgenommen und die Erfolge gewürdigt und belohnt.

Schritt 7: Tägliche Energie und Selbstdisziplin

Durch Selbstdisziplin und Selbstmotivation kann man jede Menge Zeit im Leben gewinnen. Voraussetzung ist, dass beide Eigenschaften zur systematischen Gewohnheit verinnerlicht wurden. Im Zeitmanagement geht es aber nicht nur um selbstkasteiende Pflichten, sondern vielmehr auch um den Genuss der gewonnenen Freizeit, in der die eigenen Bedürfnisse selbstbestimmt ausgelebt werden können. Disziplin hat also auch Belohnung und Spaß zur Folge. Denken Sie dabei auch an Ihre körperliche und geistige Fitness.